「シフトは店長が紙で作る」を変えたい！＿

──本日はよろしくお願いします！まずは、「しふとん」ご導入の背景をお聞かせいただけますか？

飯塚様（以下、飯塚）：

GEORGE’Sは30年以上続いているブランドなのですが、歴史が長いからこそでしょうか、「シフトは店長が紙で作る」ことが当たり前になっており、そもそも「シフトをデジタルで作る」という概念がなかったんです。
でも、アナログでのシフト作りは、店長ごとのクセなど作る側の力量に依存してしまいます。今後お店をもっと増やして規模拡大していくためには、誰もが同じレベルのシフトを、同じように作れるようにする必要があると考えていました。

業務効率化の課題も感じていました。私も店長をしていたことがあるのですが、紙でのシフト作成は、どうしても時間がかかります。作っている途中でスタッフ個人の顔が浮かんでしまう時もあったり…。想いの乗るシフト作りも良いですが、もっとシステマチックに効率的にできないか？と考えていました。

そんな中『しふとん』を知り、デジタルでシフトを作れるんだ！という衝撃を受けました。情を入れずにシンプルにシフトを作れる点や、新店長へのレクチャーがしやすい点など、導入メリットが大きいと感じました。そこで、まずはトライアルをさせていただくことにしました。

現場と一体で進めた、シフト作成のデジタル化＿

──トライアル期間中はいかがでしたでしょうか？

飯塚：

最初は、シフトを受け取る側の目線で見たときに、希望休をスマホで提出できるのが便利だなと感じました。次に、シフトを作る側の目線に立ち、自分たちが作りやすいようにアップデートしていきました。

実は、最初は「（何も考慮しなくても）AIがまるっと思った通りのシフトを出してくれる」と思っていたんです。でもテスト導入の段階で、自分たちにあった使い方を探る必要があることに気づきました。例えば、「しふとん」ではスタッフごとの細かいスキル（例：接客、レジ締め等）を設定できる機能がありますが、GEORGE'Sでは全スタッフが何でもやるオールマイティな体制なので、そこまで要りません。シンプルに自分たちに必要なスキルだけへと変えていきました。

こうした試行錯誤は、本社だけではなく、選抜した店長3名と一緒にスモールスタートしました。

──エース選抜された店舗マネージャーのお一人が五島さんです。

五島様（以下、五島）：

私はそれほど紙と鉛筆の時代が長くないので（笑）、抵抗なく興味をもって始めることができました！

──スムーズに導入できるよう、さまざまな工夫をされたのですね。

飯塚：

みんなに「前の方がよかった」とは思ってもらいたくなくて。いかにプラス面を伝えられるかは意識しました。「シフト作りの時間を減らせるよ」とか「パソコンを使っていない間に自動作成されるよ」とか。

社内説明会も行いました。オンラインでもしましたし、個別に聞きたい人向けにリアルでも説明会を実施しました。みんなで『しふとん』の操作画面を見ながら、「そこ押して！そう！」と言ったりして。大盛り上がりでした（笑）。みんなでコミュニケーションを取りながら本導入に向かえたのはとても良かったと思います。

シフト作成時間の短縮と本社業務の効率化に成功＿

──和気あいあいと導入いただいたようで、嬉しいです。ご導入後はいかがでしょうか？

五島：

私は2年ほど紙でのシフト作成経験がありますが、デジタル化による業務効率化を実感しています！

今までは、スタッフから希望シフトをもらった後に1日半以上かけてシフトを作っていたのですが、『しふとん』を使い始めてからは、理想の8割くらいの大枠までAIが作ってくれるので、残りを自分でチューニングするだけでよく、1～2時間で終わるようになりました。バックヤードに籠もらなくても、仕事の合間に「ちょっとシフト作ってくるね」と声をかけてはずした時間で作れるんです。その分、店頭に立ったり作戦を考えたり、時間を有効活用できるようになったと感じています。

ミスも少なくなりました。今まではスタッフからシフト希望を吸い上げたり、希望の反映もれ等があった時に都度修正をかけたりしなければならなかったのですが、『しふとん』なら確実に希望が集約されるのでそうした手間も減り、とても便利になりました。

──スタッフの皆さんも、スムーズにお使いいただいていますか？

五島：

もちろん中にはデジタルに慣れていないスタッフもいるのですが、1回覚えてもらえれば、後は問題なくスムーズに使えています。『しふとん』を使えばスマートフォンから簡単にシフト希望を提出でき、自分だけでなく他のスタッフのシフトも見られるのが良いですね。

──本社視点での導入効果はいかがでしょうか？

飯塚：

人件費の管理がしやすくなりました。今までは人件費を各店にヒアリングした後に本社で計算するという手間がかかっていました。『しふとん』導入後は、いちいち各店へ聞かなくてもデータを見に行けば確認できますし、手で計算しなくても良いため管理が楽になりました。

もっと輪を広げていきたい＿

──今後の展開についても、お聞かせいただけますか？

飯塚：

最初にトライアルに参加してもらったエース3名は“『しふとん』マスター”になってきていますけれども、社内には、まだその領域に達していない店長もいます。更に6～7人、その領域の店長を増やしていきたいですね。

また、スタッフ数の多さや時短メンバーの多さを背景に、まだ手書きのシフトと併用しているお店もあります。そうしたお店も完全にデジタル移行できるようにしていきたいと思います。新店でもシフトはデジタルでという風にしていきたいですし、これから新店長になる人も熟練と同じレベルでシフト作成ができるよう進めていきたいです。

それから、使う機能も増やしていきたいですね。第1ステップではシンプルな使い方で8割方までAIでシフト作成できるようになりました。更に「しふとん」の機能を使いこなすことで、今の8割を9割へという様にステップアップしていきたいと思います。

──更にご活用いただきながら「輪」を広げていただけると嬉しいです。我々も伴走させていただきます。本日はありがとうございました！

【まとめ】

★『しふとん』 導入で起こった嬉しい変化★